Как работает экспорт
Функция позволяет экспортировать всю или часть базы знаний в файл формата PDF или HTML. Функция удобна в случае, если необходимо создать отдельное руководство пользователя или разместить часть своего контента в другом месте.
Существует возможность экспортировать всю базу знаний или одну категорию и подкатегории, а также использовать роли, чтобы адаптировать контент под определенную аудиторию.
Процесс создания экспортируемого документа состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо создать шаблон экспорта, в котором указывают какие статьи требуется включить, а также выбирают формат документа, который должен получится в результате. На втором этапе ‒ сгенерировать файл. Процедура экспорта позволяет настроить шаблон один раз и регенерировать его каждый раз, когда требуется обновить контент.
Создание нового шаблона для экспорта
Для создания шаблона:
- В Панели администратора откройте раздел Экспорт.
- Перейдите на вкладку PDF/HTML.
- Нажмите кнопку [+].
Откроется форма для экспорта, в которой задайте опции экспорта:
- В поле Заголовок введите название создаваемого шаблона.
- В поле Описание введите дополнительную информацию о шаблоне. Поле рекомендуется заполнить для дальнейшей его идентификации среди других шаблонов.
- В поле Категория для экспорта выберите категорию, статьи из которой необходимо экспортировать. Можно выбрать только одну категорию. Если категория содержит подкатегории, то они также будут экспортированы. Если необходимо экспортировать всю базу знаний, то из списка выберите Все категории.
Для выбора категории нажмите кнопку [+], расположенную справа от поля. В открывшемся окне выберите из списка доступных и нажмите кнопку ОК.
- В поле Экспортировать для пользователя выберите категорию пользователей, для которой экспортируемые статьи отображаются в Публичном разделе.
При выборе Администратор экспортируются все статьи в категории и в подкатегориях независимо от назначенных ролей и привилегий.
При выборе Не вошедший в систему пользователь экспортируются только статьи, доступные для просмотра в Публичном разделе и не требующие от пользователя входа в систему.
При выборе Вошедший в систему пользователь экспортируются статьи, доступные только пользователям, имеющим определенную роль. При выборе этой категории откроется дополнительное поле, в котором укажите роли.
Если вы создаете PDF файл:
- Добавьте заголовок, который будет отображаться на титульной странице документа.
- Если вы хотите, чтобы заголовок отображался в названии каждой страницы, установите флаг Добавить к шапке.
- Если необходимо разместить изображение на титульном листе, нажмите кнопку [+], расположенную в поле Титульное изображение. Откроется окно для выбора файла.
- Если вам нужно загрузить изображение с локального диска, в окне Файл(ы) нажмите кнопку [+] и выберите файл для загрузки. После добавления изображения в список, нажмите кнопку для прикрепления и закройте окно загрузки.
- Установите флаг PDF. Откроются дополнительные поля для настройки документов.
- Выберите ориентацию страницы (портретная или пейзажная). По умолчанию используется портретный режим.
- Если необходимо выполнить двухстороннюю печать документа, установите флаг Двусторонняя. В результате устанавливается левая и правая страницы.
- Чтобы добавить логотип в заголовок на каждой странице, нажмите кнопку [+], расположенную в поле Изображение-лого. В открывшемся окне выберите свой логотип. Если нужный файл отсутствует в списке, загрузите его с локального диска. После того, как вы выбрали логотип, прикрепите его и закройте окно загрузки, чтобы вернуться на вкладку PDF/HTML.
- Добавьте пароль для защиты документа PDF.
Если вы создаете HTML-страницу(ы):
- Добавьте заголовок, который будет отображаться как имя вкладки в HTML-документах.
- Если вы хотите, чтобы изображение было добавлено на титульную страницу (index.html), щелкните по папке справа от изображения заголовка. Откроется страница с изображением загрузки.
- Если установлен флаг Включить информацию о статье, то в файле вывода после каждой статьи будет содержаться подробная информация о записи, а именно: ID статьи, дата последнего обновления, имя пользователя, выполнившего обновление, номер ревизии, категория, в которой находится статья, а также ссылка на статью в Публичном разделе.
- Если необходимо, чтобы все статьи экспортировались в один HTML файл, то установите флаг HTML (один файл). Если необходимо, чтобы каждая статья экспортировалась в отдельный HTML файл, установите флаг HTML (много файлов).
Сохраните настройки:
- Нажмите кнопку Сохранить и сгенерировать, чтобы сохранить изменения. Настроенный шаблон можно генерировать в любое время неограниченное количество раз.
- При нажатии кнопки создается первая копия документа и открывается форма Детали, содержащая сводную информацию об экспорте. Для загрузки сгенерированного документа на компьютер нажмите Загрузить. Для повторного запуска экспорта текущего шаблона нажмите Генерировать.
Советы:
- Не существует ограничений на экспорт данных в определенный формат. При необходимости можно экспортировать во все форматы.
- Если необходимо только настроить шаблон для экспорта и не генерировать его в данный момент, то после настройки параметров нажмите кнопку Сохранить. В результате шаблон для экспорта сохраняется и помещается в общий список.
- HTML-файлы архивируются в ZIP формат.
----------------------------------------------------------------------
Функция доступна с версии 4.0 и выше
